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Política para el tratamiento de datos personales

RAZON SOCIAL:  PHILIPPE PASTELERIA S.A.S

NIT: 900.479.659-4

DOMICILIO: CALLE 21 NO. 44-08

TELEFONO: 7-429004

Correo electrónico: [email protected]

Página web: www.philippe.com.co

La sociedad PHILIPPE PASTELERIA S.A.S ,  con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C,  en adelante LA COMPAÑÍA, en su calidad de responsable del manejo  de bases de datos, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, sobre protección de datos personales y su decreto reglamentario 1377 de 2013, establece a continuación la política de privacidad para el adecuado manejo de datos personales aplicable a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales de nuestros  clientes, proveedores, usuarios y en general los titulares de la información.

CONSIDERACIONES GENERALES  Y OBJETIVO DE LA PRESENTE POLITICA:

Teniendo en cuenta la importancia de la protección; así como el adecuado manejo de la información personal suministrada por  los titulares de la misma,  la sociedad PHILIPPE PASTELERIA S.A.S, quien actúa como responsable de la información recibida en adelante LA COMPAÑIA y/o EL RESPONSABLE, ha establecido la presente política y procedimientos  con el fin de estabelcer las condiciones necesarias para garantizar un uso adecuado los datos personales, que se lleguen a recolectar.

De acuerdo con el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual consagra el derecho fundamental al hábeas data, y específicamente el derecho que tienen todos los ciudadanos de conocer, actualizar, rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos y en archivos tanto de bases públicas como privadas,  derecho que  se ha desarrollado a través  la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, con base en los cuales EL RESPONSABLE de los datos personales que recibe, procede a expedir la presente política de tratamiento de datos personales, la cual se pone en conocimiento del público para que los titulares de los datos conozcan la manera como LA COMPAÑÍA trata la información recolectada. 

La presente política es y será obligatoria para LA COMPAÑÍA O RESPONSABLE, sus administradores, trabajadores, contratistas y terceros con los que LA COMPAÑÍA tenga o llegue a tener relaciones de de cualquier tipo.

  1. DEFINICIONES:

Con el fin de tener un correcto entendimiento y una apropiada interpretación de la presente política, se presentan algunas definiciones, a saber: 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 

  1. PRINCIPIOS RECTORES DE APLICACIÓN 

LA COMPAÑÍA aplicará para el tratamiento de la información recolectada y administrada en sus bases de datos, los siguientes principios: 

-PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: Garantizar el cumplimiento de tratamiento de datos según lo dispuesto de la presente ley y otras disposiciones legales que aplique.

-PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de datos obedece a una finalidad legitima de acuerdo con la constitución y la ley, por lo que para FRUANDINA LTDA, la recolección de datos personales se limitara a los datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos. Todos los procesos FRUANDINA LTDA que recolecte datos personales deberá informar al titular el motivo por la cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

-PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento se ejercerá con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.  Los datos personales son podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

-PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La organización dará tratamiento a la información suministrada por las personas, quienes garantizan que la información suministrada es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, si se identifica inexactitud de la misma, la organización tiene derecho excluir o negarse al tratamiento de datos.

-PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: El titular de la información recibirá la existencia de datos que le conciernan cuando exista una solicitud formal ante la organización, esta información podrá ser emitida por el responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento.

-PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA: El tratamiento de datos en la organización estará a cargo únicamente por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la presente ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

-PRINCIPIOS DE SEGURIDAD: La organización cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

-PRINCIPIOS DE CONFIDENCIALIDAD: Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de datos públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive, después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

3.- FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTUA LA RECOLECCION DE DATOS PERSONALES Y EL TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:

LA COMPAÑÍA  recolectará datos personales, los almacenará y hará uso de los mismos  con el fin de :

  1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y empleados, incluido el pago de obligaciones contractuales;
  2. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes y  usuarios de su sitio web www.philippe.com.co y demás canales de atención;
  3. Completar automáticamente los documentos relacionados con las transacciones realizadas por el cliente relacionadas con los productos o servicios adquiridos o contratados, con LA COMPAÑÍA.
  4. Desarrollar acciones comerciales o servicios post venta, con el objetivo de mejorar la experiencia de los clientes,
  5. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
  6. Evaluar la calidad del servicio:
  7. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;
  8. Enviar mediante correo físico o electrónico, celular o dispositivo móvil, vía imágenes de texto (SMS y/0 MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos o promociones de tipo comercial adelantadas por LA COMPAÑÍA;
  9. Para fortalecimiento de las relaciones con proveedores, mediante el envío de información relevante, la solicitud de compras, solicitud de productos o servicios y generación de peticiones, quejas , reclamos y sugerencias (PQR´s) por parte de LA COMPAÑÍA;
  10. Para la verificación y pago de saldos de los acreedores de la COMPAÑÍA;
  11. Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral con LA COMPAÑÍA.
  12. Realizar el tratamiento de información de aspirantes a obtener empleos con LA COMPAÑIA y administrar la información correspondiente

a sus hojas de vida y demás información para el cumplimiento de las obligaciones

de LA COMPAÑIA en su calidad de empleador.

  1. Registrar la información de empleados activos y ex -empleados de LA COMPAÑÍA;
  2. Para Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex trabajadores, trabajadores vinculados, aprendices, practicantes y candidatos a vinculación laboral con LA COMPAÑIA;
  3. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información, a los entes administrativos; 

4.- - TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

La información personal recolectada por LA COMPAÑÍA no será utilizada o tratada para fines diferentes a los aquí expresados y por lo tanto no podrá vender, licenciar, divulgar  o transmitir dicha información, salvo que : 1) exista autorización expresa del titular para hacerlo; 2) sea requerido o permitido por la ley.

LA COMPAÑIA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información, por lo que LA COMPAÑÍA podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por el tercero  contratado especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países. En este caso se contará con con acuerdos  que permitan establecer el cumplimiento por parte de esos terceros de las obligaciones a cargo de LA COMPAÑIA como responsable del manejo de datos, además de la exigencia del cumplimiento con las políticas de privacidad.

5.- DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los titulares de los datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto a los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de LA COMPAÑÍA:

Derecho de acceso y consulta: Acceder  gratuitamente una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de datos personales.

Derecho de actualización, rectificación: el titular tendrá derecho a actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido

autorizado;

Derecho de supresión:  solicitar la supresión de los datos cuando no se cumplan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales en el tratamiento de los mismos. 

Derecho a solicitar prueba de la autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

Derecho de información: Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales por LA COMPAÑÍA.

Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derecho de revocatoria de la autorización: los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a LA COMPAÑÍA para el tratamiento de sus datos personales   o la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una ley o disposición contractual.

LA mencionada revocatoria a la autorización podrá ser total en relación con las finalidades autorizadas inicialmente o parcial respecto a cierto tipo de tratamientos, caso en el cual LA COMPAÑÍA podrá seguir tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

6.- DEBERES DE LA COMPAÑÍA:

Todos los obligados dentro de PHILIPPE PASTELERIA S.A.S obligados a cumplir con la presente política , deben velar por el cumplimiento de los siguientes deberes como responsable del manejo de datos personales:

a)Solicitar y conservar en las condiciones establecidas en al presente política, copia de la autorización otorgada por el titular.

b) Informar de manera clara al titular o su representante sobre la finalidad de la recolección y los derechos que tiene .

c) Informar a solicitud del titular o su presentante sobre sus datos personales.

d) Conservar la información dentro de los parámetros de seguridad que impidan la adulteración o uso fraudulento.

e) Si trata los datos a través de un encargado transmitir a este claramente su obligación de cumplir con las presentes políticas y velar porque cumpla con los parámetros de seguridad para el manejo de la información.

f)Actualizar la información cuando sea necesario.

g)  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.- SOLICITUD DE AUTORIZACION AL TITULAR: 

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, LA COMPAÑÍA , solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos, digitales  u otro medio escrito , que permita conservar prueba de dicha autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud de datos, de acuerdo con la normatividad vigente.

En todo caso El Titular reconoce y acepta que con el registro en el sitio Web www.philippe.com.co, o la suscripción a boletines periódicos, está de acuerdo con esta Política de tratamiento de datos ; así como su uso continuo de acuerdo con la finalidad descrita en esta política

8.- AVISO DE PRIVACIDAD: 

En el eventos que LA COMPAÑÍA no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de protección de datos, publicará en su página web , aviso de privacidad que forma parte de la presente política como anexo  y mantendrá acceso al mismo para consulta en cualquier momento; sin embargo  al momento de la recolección del dato LA COMPAÑÍA  se comunicará la titular este aviso de privacidad.

9.-PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:

El titular de los datos personales o su representante debidamente identificado como tal podrán, en cualquier momento y de manera gratuita, realizar consultas, quejas, reclamos o solicitudes de supresión . Para lo cual deberá tener en cuenta :

1)La petición deberá ser presentada utilizando alguno de los  siguientes medios de contacto:

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: 7-429004

Dirección: calle 21 No. 44-08

2) EL titular o su representante deberá acreditar en debida forma su identidad de acuerdo con lo establecido en las presente política en su numeral 9.

3) La correspondiente solicitud deberá contener como mínimo los siguientes datos:

  1. El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  1. Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante, así: a)Si es el titular: Documento de identificación. 2)Causahabiente: Registro civil y documento de identificación. 3) Representante legal en caso de menores: Padres de familia: Registro civil de nacimiento y documento de identidad; y Tutores: Sentencia judicial que confiere representación legal. 4) Representante legal autorizado por el titular: Poder autenticado.
  1. La descripción clara y precisa del tipo de reclamo que realiza el titular de información (corrección, actualización o supresión).
  1. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de reclamo, así como los hechos que dan lugar al mismo.
  1. Aportar la documentación que avale su petición en caso que por la naturaleza del dato sea procedente.

4) Si la consulta realizada por el titular del dato resulta incompleta, la entidad requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las deficiencias de su petición. Si  transcurridos treinta  días hábiles(30) desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

5) En el caso de consultas presentadas de forma completa, se dará respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la misma. 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,

se informará al interesado, señalando las razones de tal demora e informando  la fecha en que se resolverá su petición o consulta, fecha que no podrá ser superior a  20 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial. 

10.- AREA RESPONSABLE PARA LA ATENCION DE PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y RECLAMOS:

El área de DIRECCION DE ASUNTOS LEGALES será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 3 de la presente política.

Para ejercer su derechos le titular deberá enviar su petición, consulta o reclamo al mail [email protected], llamar a la línea telefónica 7429004 o radicarla en la calle 21 No.  44-08 de Bogotá D.C.

11.- DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICION DEL DECRETO 1377 DE 2013:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto reglamentario 1377 de 2013 LA COMPAÑÍA procederá  a publicar un aviso en su página web oficial dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos de titulares de datos personales alojados en la base de datos de LA COMPAÑÍA  y enviará a aquellos que sea posible un correo electrónico en el mismo sentido .

12.- MEDIDAS DE SEGURIDAD:

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LA COMPAÑÍA adoptará las medidas técnicas y administrativas necesarias para dotar de seguridad a los datos recolectados y así evitar que sean adulterados, sustraídos, consultados o usados de manera fraudulenta. La Alta dirección de la compañía  y los jefes de departamento con acceso a los datos deberán velar por que se cumplen los protocolos para la recolección, manejo y uso de los datos personales.

13.- MODIFICACIONES A LAS POLITICAS:

Cualquier cambio que se presente , se informará a través la página web PHILIPPE PASTELERIA S.A.S, con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.  El titular de la información o sus representantes podrán solicitar a la COMPAÑÍA el retiro de sus datos , en caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa, con las nuevas políticas de manejo de la información personal.

No obstante lo anterior no podrán solicitar el retiro o supresión de sus datos mientras se mantenga alguna relación o vínculo de cualquier naturaleza con LA COMPAÑÍA.

14.- FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente política de datos fue creada inicialmente el  5 de noviembre de 2014 y entra en vigencia a partir del 6 de noviembre de 2014. 

La presente versión fue creada el 25 de marzo de 2021 y entrará en vigencia el 12 de Abril de 2021.

Atentamente

PHILIPPE PASTELERIA S.A.S

NIT 900.479659-4

CALLE 21 NO. 44-08

BOGOTÁ D.C

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